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Informations détaillées

sur les politiques et pratiques de gouvernance de Machinerie HP

PRÉAMBULE

 

Notre entreprise a mis en place des politiques et pratiques de gouvernance dont vous trouverez ici les grandes lignes et non pas leur contenu exact. En effet, nous ne divulguons pas spécifiquement les mesures et pratiques mises en place sur notre site Internet afin de veiller à la protection des renseignements personnels que nous détenons et de ne pas divulguer d’informations qui permettraient de faciliter la survenance d’incidents de confidentialité. Pour plus d’informations nous vous invitons à contacter notre responsable des renseignements personnels aux coordonnées indiquées à la fin des présentes.

 

Nous entendons par renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet directement ou indirectement de l’identifier. Ne sont pas visés par nos politiques et pratiques de gouvernance les renseignements personnels qui concernent l’exercice d’une fonction par une personne au sein d’une entreprise.

 

Notre entreprise recueillant des renseignements personnels par le biais de moyens technologiques dont notre site Internet, nous avons adopté une Politique de confidentialité ainsi qu’une Politique de gestion des témoins (cookies), lesquelles sont disponibles sur le site Internet de notre entreprise.

 

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ANALYSE

 

Afin de mettre en place ses politiques et pratiques de gouvernance, notre entreprise a procédé à l’inventaire des renseignements personnels collectés, les moyens par lesquels ils sont collectés, quand ils sont collectés, auprès de qui ils sont collectés, pour qui ils sont collectés et à une analyse des fins auxquelles ceux-ci sont nécessaires à notre entreprise dans le cadre de nos activités.

 

Nous avons également déterminé comment nous utilisons vos renseignements personnels dans le cadre de nos activités et à qui nous communiquons vos renseignements personnels.

 

Nous avons établi comment sont conservés vos renseignements personnels pendant toute la durée où nous les détenons, combien de temps ceux-ci sont conservés par notre entreprise et la manière dont nous les détruisons.

 

Nos politiques et pratiques de gouvernance encadrent donc notre entreprise et nos employés dans la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction de vos renseignements personnels en établissant les rôles et responsabilités de chacun ainsi que le traitement des plaintes, des demandes d’accès et rectification ainsi que des incidents de confidentialité.

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COLLECTE ET UTILISATION

 

Nous avons déterminé que les renseignements personnels suivants peuvent être recueillis auprès de vous dans le cadre de nos activités, soit en personne, par téléphone, par courriel, par des formulaires papier, par notre site Internet et par nos réseaux sociaux :

POUR LES EMPLOYÉS

  • Nom et prénom ;

  • Langue ;

  • Date de naissance;

  • Numéro d’assurance sociale ;

  • Adresse domicile ;

  • Numéro de téléphone ;

  • Adresse courriel ;

  • État civil ;

  • Genre ;

  • Permis de conduire ;

  • Carte assurance maladie ;

  • Emploi ;

  • Salaire ;

  • Numéro d’employé ;

  • Renseignements scolaires et emplois antérieurs ;

  • Renseignements médicaux ;

  • Billet médical ;

  • Numéro de compte bancaire ;

  • Taille de vêtements ;

  • Présence de personnes à charge et conjoint(e) ;

  • Nombre d’heures de travail et de repos ;

  • Évaluation de l’employé ;

  • Fumeur et/ou non-fumeur;

POUR LES CLIENTS

  • Nom et prénom ;

  • Adresse domicile ;

  • Numéro de téléphone ;

  • Adresse courriel ;

  • Profil d’achat ;

  • Numéro de carte de crédit ;

Nous avons établi que les fins pour lesquelles nous collectons, utilisons, communiquons et conservons les renseignements personnels dans le cadre de nos activités sont les suivantes :

PROCÉDER À L'OUVERTURE ET LA GESTION DES DOSSIERS EMPLOYÉS

  • Nom et prénom

  • Langue

  • Date de naissance

  • Numéro d’assurance sociale

  • Adresse domicile

  • Numéro de téléphone

  • Adresse courriel

  • Genre

  • Carte assurance maladie

  • Emploi

  • Salaire

  • Numéro d’employé

  • Numéro de compte bancaire

  • Présence de personnes à charge et conjoint(e)

ÉMETTRE UNE SOUMISSION À UN CLIENT

  • Nom et prénom

  • Adresse courriel

PROCÉDER À L'OUVERTURE ET LA GESTION DU DOSSIER CLIENT

  • Nom et prénom

  • Adresse du client

  • Adresse courriel

  • Numéro de téléphone

  • Profil d’achat

OFFRIR DES PRODUITS ET SERVICES

  • Adresse courriel

    • PROCÉDER À L'ADHÉSION AUX ASSURANCES COLLECTIVES D'UN EMPLOYÉ

    • Nom et prénom

    • Genre

    • Date de naissance

    • État civil

    • Salaire et emploi

    • Adresse du domicile

    AUGMENTER LE MONTANT DE LA COUVERTURE D'ILD

    • Nom et prénom

    • Numéro du participant

    • Date de naissance

    • Adresse du domicile

    • Taille et poids

    • Renseignements médicaux

    OBLIGATIONS EN VERTU DE LA LOI CONCERNANT LES CONDUCTEURS DE VÉHICULES LOURDS

    • Nom et prénom

    • Permis de conduire

    • Nombre d’heures de travail et de repos

    RECEVOIR ET TRAITER DES DEMANDES D'EMPLOI

    Curriculum vitae :

    • Nom et prénom

    • Adresse courriel

    • Numéro de téléphone

    • Renseignements scolaires

    • Emplois antérieurs

    PROCÉDER À L'ÉVALUATION DE RENDEMENT DES EMPLOYÉS

    • Nom et prénom 
    • Évaluation de l'employé

    DÉCLARER LES ACCIDENTS DE TRAVAIL À LA CNESST

    • Nom et prénom

    • Renseignements médicaux

    • Billet médical

    REMPLIR LE REGISTRE DES ACCIDENTS DE TRAVAIL

    • Nom et prénom

    PROCÉDER AU PAIEMENT DE FACTURES PAR DE CLIENTS TÉLÉPHONE

    • Nom et prénom

    • Adresse courriel pour envoyer le reçu

    • Numéro de carte de crédit

    DONNER DES VÊTEMENTS DE TRAVAIL AUX EMPLOYÉS

    • Grandeur de vêtements

    ASSURER LE SUIVI DE LA GARANTIE AUPRÈS DES CLIENTS

    • Nom et prénom

    • Adresse courriel

    • Adresse domicile

    POUR ASSURER LES CONDUCTEURS DE L'ENTREPRISE

    • Nom et prénom
    • Permis de conduire

    EFFECTUER DES NOTES AU DOSSIER DES EMPLOYÉS

    • Nom et prénom

    Nous avons mis au point des procédures et documents afin d’obtenir un consentement manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques pour chacune des finalités que nous avons identifiées dans le cadre de notre analyse. Pour nos employés, nous utilisons un formulaire de consentement écrit. En ce qui concerne les clients, une mention verbale est effectuée lors du premier contact ou au moyen de notre politique de confidentialité pour les interactions sur notre site Internet ou nos réseaux sociaux. Nous avons également mis en place des procédures spécifiques dans le cas des personnes mineures de moins de 14 ans, c’est-à-dire que l’entreprise s’assure d’avoir le consentement écrit du titulaire de l’autorité parentale.

     

    Notre entreprise utilise des technologies qui permettent d’identifier, de localiser ou de profiler la personne physique à savoir les témoins de connexion utilisés sur notre site Internet. Nous avons mis en place des procédures sur notre site Internet afin que soit lue obligatoirement notre Politique de confidentialité.

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    COMMUNICATION

     

    Nous avons établi des catégories d’employés au sein de notre entreprise et déterminé quelles catégories d’employés doivent avoir accès aux renseignements personnels dans le cadre de leur fonction.

     

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    RP concernés

    • RP dans les dossiers des employés

    • Prénom et nom des clients

    • Adresse résidentielles des clients

    • Numéro de téléphone des clients

    • Adresse courriel des clients

    • Profil d'achat des clients

    • Numéro de carte de crédit des clients

    Catégorie d'employé ayant accès

    Direction et gestion​

    Tous les employés

    Tous les employés​

    Tous les employés​​

    Direction, gestion et service

    Direction, gestion et service

    Gestion et service

    Nous avons identifié les tiers à qui sont communiqués les renseignements personnels et mis en place des procédures afin d’obtenir le consentement de la personne concernée lorsque requis.

    FIRME COMPTABLE

    Clients :

    Aux fins de la réalisation de documents comptables et financiers

    • Nom et prénom

    • Numéro de téléphone

    • Adresse du domicile

    • Adresse courriel​

    GESTION DE LA PAIE

    Employés :

    Pour verser le salaire aux employés

    • Nom et prénom 

    • Date de naissance 

    • Adresse domicile 

    • Numéro de téléphone 

    • Adresse courriel 

    • Carte assurance maladie 

    • Numéro de compte bancaire 

    • Présence de personnes à charge et conjoint(e) 

    ASSURANCE COLLECTIVE

    Employés :

    Pour l'adhésion à la police d'assurance

    • Nom et prénom

    • Genre

    • Langue

    • Date de naissance

    • État civil

    • Salaire et emploi

    • Adresse du domicile

    ASSURANCE

    VÉHICULE ET HABITATION

    Employés :

    Pour la police d'assurance de l'entreprise

    • Nom et prénom
    • Permis de conduire

    CNESST

    Employés :

    Pour déclarer les accidents de travail

    • Nom et prénom

    • Billet médical

    • Renseignements médicaux

    COGNIBOX

    Employés :

    Pour agir à titre de sous-traitant

    • Nom et prénom 

    • Date de naissance

    • Courriel

    RÉGIME D'ÉPARGNE RETRAITE

    Employés :

    Pour procéder à l'inscription au régime d'épargne

    • Nom et prénom

    • Courriel

    • Salaire annuel

    ENTREPRISE DE LIVRAISON

    Clients / employés :

    Pour livrer des produits

    • Nom et prénom

    • Adresse résidentielle

    • Numéro de téléphone

    SWITCHBOARD

    Employés :

    Pour s'authentifier au DCE 

    • Nom et prénom 
    • Permis de conduire
    • Téléphone
    • Adresse courriel

    ​Les renseignements personnels étant communiqués à l’extérieur du Québec nous avons convenu d’ententes écrites avec les tiers pour veiller à leur protection.

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    CONSERVATION ET DESTRUCTION

     

    Nous avons répertorié tous les emplacements, les supports et les lieux où nous conservons vos renseignements personnels et nous avons procédé à la mise en place de mesures de sécurité physiques, informatiques, techniques et administratives appropriées selon les normes en vigueur pour protéger vos renseignements personnels. Nous avons notamment mis en place un classeur barré, des mots de passe sécuritaires, des antivirus, un pare-feu et des doubles authentifications.

     

    Les renseignements personnels étant conservés à l’extérieur du Québec nous avons convenu d’ententes écrites avec les tiers pour veiller à leur protection.

     

    Nous avons déterminé combien de temps nous gardons les renseignements personnels, de quelle manière et à quelles fins. Nous avons mis en place un calendrier de destruction des renseignements personnels et sélectionné les moyens utilisés pour procéder à leur destruction de manière sécuritaire tel que le déchiquetage papier et numérique, destruction physique des médias numériques non réutilisables et l’écrasement des fichiers sur un disque dur.

     

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    RP concernés

    • Recevoir et traiter des demandes d’emploi​

    • Procéder à l’ouverture et la gestion des dossiers employés

    • Émettre une soumission

    • Procéder à l’ouverture et à la gestion du dossier client

    • Procéder au paiement de factures de clients par téléphone 

    • Procéder à l’adhésion aux assurances collectives 

    • Augmenter le montant de la couverture d'ILD - invalidité longue durée

    • Procéder à l’évaluation de rendement ​

    • Déclarer les accidents de travail à la CNESST 

    • Remplir le registre des accidents de travail 

    • Donner des vêtements de travail aux employés 

    • Offrir des produits et services​

    • Obligations légales en vertu de la Loi sur les propriétaires, les exploitants et les conducteurs de véhicules lourds

    • Pour assurer les conducteurs auprès de l’assureur de l’entreprise 

    • Assurer le suivi de la garantie​

    • Utilisés pour prendre une décision relativement à la personne

    • En cas de demande d’accès par la personne ​

    • Registre incident de confidentialité ​

    • Effectuer des notes au dossier 

    Délai de conservation

    1 an après la réception du curriculum vitae 

    7 ans après la fin du dernier exercice financier 

    1 mois si la soumission n’est pas acceptée

    3 ans après la fermeture du dossier

    Seulement le temps de l’acceptation du paiement

    Dès la soumission du document à l’assureur

    Dès la soumission document à l’assureur

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    3 ans après le départ de l’employé

    3 ans après le départ de l’employé

    3 ans après le départ de l’employé

    Dès la réception des vêtements

    Dès la demande de retrait de la liste par la personne concernée

    Dès le départ de l’employé

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    Dès la transmission du permis de conduire à l’assureur

    1 an après la fin de la garantie

    1 an de la décision

    1 an après la fin du dernier délai applicable dans le processus d’une demande 

    5 ans de la date de l’événement

    3 ans après le départ de l’employé

    MESURES

     

    Nous avons également mis en place différentes procédures dans nos politiques et pratiques de gouvernance pour veiller à la protection et la gestion de vos renseignements personnels dont :

     

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    TRAITEMENT DES PLAINTES

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    Si vous souhaitez déposer une plainte, vous devez le faire par écrit à l’attention du responsable des renseignements personnels dont les coordonnées sont indiquées ci-dessous. Le responsable des renseignements personnels communiquera avez-vous dans les 10 jours ouvrables de la réception de la plainte afin de discuter de celle-ci. Lors de l’appel téléphonique, une rencontre sera fixée afin de parvenir à une entente. Si la rencontre devait échouer, et que vous y consentez, un processus de médiation pourrait être offert.

     

    Nous vous invitons à consulter le site Internet de la Commission d’accès à l’information afin d’en apprendre davantage sur vos droits et les délais légaux qui pourraient vous être applicables.

    Retrait

     

    Vous pouvez retirer en tout temps votre consentement à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels collectés par notre entreprise. Cependant, ceux-ci seront conservés par notre entreprise le temps nécessaire ainsi que pour être conforme à nos obligations légales.

     

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    ACCÈS ET RECTIFICATION

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    Les renseignements personnels sont accessibles à notre siège social. Vous pouvez nous demander par écrit quels renseignements nous avons recueillis auprès de vous, de quelles manières, pourquoi et pour qui les renseignements personnels sont collectés, quelles sont les catégories parmi nos employés qui ont accès à vos renseignements personnels et à qui les renseignements personnels sont communiqués, la durée pendant laquelle nous conservons vos renseignements personnels ainsi que les coordonnées du responsable des renseignements personnels au sein de notre organisation.

     

    Vous pouvez également nous demander par écrit de vous communiquer les renseignements personnels informatisés collectés à votre sujet dans un format structuré et couramment utilisé à savoir : CSV et XML.

     

    Vous pouvez également nous demander par écrit de rectifier tout renseignement personnel qui est inexact, incomplet ou équivoque. Vous pouvez également nous demander de cesser la diffusion de tout renseignement personnel ou qu’il soit désindexé notamment lorsque cela contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire.

     

    Vous pouvez également demander par écrit ou verbalement de cesser d’utiliser vos renseignements personnels à des fins de marketing et de sollicitation.

     

    Pour ce faire, veuillez communiquer avec notre responsable des renseignements personnels dont les coordonnées sont indiquées à la fin de la présente politique.

     

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    RESPONSABLE DES RP

     

    Veuillez contacter notre responsable des renseignements personnels pour toute question ou tout commentaire en lien avec les présentes politiques et pratiques, la Politique de confidentialité et la Politique de gestion des témoins (cookies), ou à l’égard de vos renseignements personnels ainsi que pour toute demande accès, de rectification ou pour déposer une plainte, par courriel, téléphone ou par la poste aux coordonnées suivantes :

     

    Courriel : administration@machineriehp.com

    Téléphone : 1-581-230-0047, poste 4

    Adresse : 130 rue De Quen, Saint-Gédéon, G0W2P0, Québec, Canada

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    AVIS D'INCIDENT

     

    Veuillez contacter notre responsable des renseignements personnels pour toute inquiétude que vous pouvez avoir en lien avec un manquement relativement au traitement de vos renseignements personnels ou si vous pensez qu’un incident de confidentialité concernant vos renseignements personnels est survenu.

     

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    MISES À JOUR

     

    Les politiques et pratiques de gouvernance peuvent être mises à jour de temps à autre. Les avis de modifications de celles-ci seront publiés sur notre site Internet.

     

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    Les politiques et pratiques de gouvernance sont à jour au 17 mars 2025

    - La nomination d’un responsable des renseignements personnels ; - La signature par nos employés ayant accès aux renseignements personnels que nous détenons ou à nos locaux d’un engagement de confidentialité; - Le maintien et l’implantation de mesures informatiques notamment contre la cybercriminalité; - Le maintien et l’implantation de codes d’accès et de mots de passe uniques changés régulièrement; - Le choix de fournisseurs et d’applications ayant des mesures en place pour la protection des renseignements personnels; - La mise en place de mesures afin que les locaux de l’entreprise assurent la confidentialité des renseignements personnels; - La création d’une politique en cas de cyberattaque; - La création d’une procédure lors du départ d’un employé notamment afin que soient retirés tous ses accès; - La création d’une politique de gestion des courriels pour traiter adéquatement vos renseignements personnels; - La création d’une politique de gestions des données pour traiter adéquatement vos renseignements personnels; - La création d’une politique de confidentialité et une politique de gestion des témoins pour les renseignements personnels collectés par l’entreprise par des moyens technologiques; - La création d’une grille pour procéder aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée lorsque requises; - La création d’une procédure lorsque la personne concernée retire son consentement à l’utilisation et la communication de ses renseignements personnels; - La création d’une procédure et de formulaires pour le traitement des demandes d’accès et de rectification; - La création d’une procédure de traitement des plaintes; - La création d’un registre des incidents de confidentialité; - La sensibilisation régulière de nos employés sur l’importance de la confidentialité des renseignements personnels et leur protection; - La mise en place de formations sur la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels détenus par l’entreprise à nos employés; - La révision annuelle des politiques et pratiques de gouvernance, de la politique de confidentialité, de la politique de gestion des témoins ainsi que de tous les autres documents, procédures, politiques mis en place dans le cadre de celles-ci;

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