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Politique de confidentialité

Mise à jour : 25 mars 2025

La présente Politique de confidentialité a été créée puisque notre entreprise recueille par le biais de moyens technologiques des renseignements personnels vous concernant. Les moyens technologiques utilisés pour la collecte sont les courriels, notre site Internet et nos réseaux sociaux. Celle-ci vise à vous informer sur la manière dont nous collectons, utilisons, communiquons, conservons et détruisons vos renseignements personnels collectés par des moyens technologiques ainsi que sur certains de vos droits.

Préambule

​Nous recueillons également des renseignements sur l’utilisation de notre site Internet et d’autres renseignements techniques en lien avec vos interactions sur celui-ci au moyen de témoins et d’autres technologies de suivi. Nous vous invitons à consulter à ce sujet les informations détaillées sur nos Politiques et pratiques de gouvernance ainsi que notre Politique de gestion des témoins (cookies).

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Nous entendons par renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet directement ou indirectement de l’identifier. Ne sont pas visés par la présente politique vos renseignements personnels qui concernent l’exercice de votre fonction au sein d’une entreprise. 

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Collecte et utilisation

Nous collectons vos renseignements personnels uniquement pour notre entreprise ainsi que pour les sociétés offrant des polices d’assurance à nos employés et un régime de retraite de même que la CNESST en cas d’accident de travail.

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Nous ne recueillons généralement pas de renseignements personnels sur des personnes mineures. Si nous devons le faire, nous obtiendrons le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur pour les enfants de moins de 14 ans.

 

Nous recueillons habituellement les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée. Nous vous avisons donc que si vous nous fournissez des renseignements personnels au sujet d’autres personnes, par exemple votre contact d’urgence, il est de votre responsabilité de vous assurer d’avoir obtenu leur consentement à une telle communication.

 

Les renseignements personnels pouvant être recueillis par nous par le biais des moyens technologiques dans le cadre de nos activités sont les suivants et nous donnons accès à ceux-ci uniquement aux employés dont cela est requis pour la réalisation de leurs tâches.

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RP concernés

  • RP dans les dossiers des employés

  • Prénom et nom des clients

  • Adresse résidentielles des clients

  • Numéro de téléphone des clients

  • Adresse courriel des clients

  • Profil d'achat des clients

  • Numéro de carte de crédit des clients

Catégorie d'employé ayant accès

Direction et gestion​

Tous les employés

Tous les employés​

Tous les employés​​

Direction, gestion et service

Direction, gestion et service

Gestion et service

En conséquence, lorsque vous consentez à nous fournir vos renseignements personnels lors de nos différentes interactions par moyens technologiques, vous consentez à ce que ceux-ci soient traités conformément à la présente politique et à la Politique de gestion des témoins(cookies) et que nous collections, utilisions, communiquions et conservions ceux-ci dans le cadre de nos activités pour les fins suivantes :

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  • Procéder à l’ouverture de votre dossier client ;

  • Procéder à des sondages de satisfaction ; 

  • Vous faire parvenir des soumissions ;

  • Communiquer avec vous pour vos offrir des produits et services, vous tenir au courant des promotions et vous inviter à des événements;

  • Communiquer avec vous au sujet de tout changement apporté à nos tarifs, nos services ainsi qu’à nos politiques ;

  • Assurer le suivi de la garantie ;

  • Recevoir et traiter des demandes d’emploi ;

  • Procéder à l’ouverture et à la gestion des dossiers employés;

  • Procéder à l’adhésion des employés aux différents régimes d’avantages sociaux;

  • Déclarer les accidents à la CNESST;

  • Être conforme au niveau de nos polices d’assurance;

  • Remplir nos obligations en vertu de la Loi concernant les propriétaires, les exploitants et les conducteurs de véhicules lourds ;

  • Aux fins de prévenir la fraude ;

  • Pour respecter nos obligations légales.

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Communication

De manière générale vos renseignements personnels ne sont pas communiqués à des personnes externes à notre entreprise. Cependant, il se peut que vos renseignements personnels soient communiqués à des personnes externes à notre entreprise ou à des applications et logiciels aux fins suivantes :

FIRME COMPTABLE

Clients :

Aux fins de la réalisation de documents comptables et financiers

  • Nom et prénom

  • Numéro de téléphone

  • Adresse du domicile

  • Adresse courriel​

GESTION DE LA PAIE

Employés :

Pour verser le salaire aux employés

  • Nom et prénom 

  • Date de naissance 

  • Adresse domicile 

  • Numéro de téléphone 

  • Adresse courriel 

  • Carte assurance maladie 

  • Numéro de compte bancaire 

  • Présence de personnes à charge et conjoint(e) 

ASSURANCE COLLECTIVE

Employés :

Pour l'adhésion à la police d'assurance

  • Nom et prénom

  • Genre

  • Langue

  • Date de naissance

  • État civil

  • Salaire et emploi

  • Adresse du domicile

ASSURANCE

VÉHICULE ET HABITATION

Employés :

Pour la police d'assurance de l'entreprise

  • Nom et prénom
  • Permis de conduire

CNESST

Employés :

Pour déclarer les accidents de travail

  • Nom et prénom

  • Billet médical

  • Renseignements médicaux

COGNIBOX

Employés :

Pour agir à titre de sous-traitant

  • Nom et prénom 

  • Date de naissance

  • Courriel

RÉGIME D'ÉPARGNE RETRAITE

Employés :

Pour procéder à l'inscription au régime d'épargne

  • Nom et prénom

  • Courriel

  • Salaire annuel

ENTREPRISE DE LIVRAISON

Clients / employés :

Pour livrer des produits

  • Nom et prénom

  • Adresse résidentielle

  • Numéro de téléphone

SWITCHBOARD

Employés :

Pour s'authentifier au DCE 

  • Nom et prénom 
  • Permis de conduire
  • Téléphone
  • Adresse courriel

Il est possible que nous communiquions vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec, et, dans ce cas, nous avons mis en place une entente écrite avec le tiers afin de veiller à la protection de vos renseignements personnels.

 

Si vous cliquez sur un lien disponible sur notre site Internet vers un autre site Internet, nous ne sommes pas responsables des renseignements personnels communiqués par vous sur ce site Internet.

Conservation et destruction

Notre entreprise ne conserve pas vos renseignements personnels plus longtemps que nécessaire et afin d’être conforme à nos obligations légales. Nous procédons à la fin de ces délais à la destruction de vos renseignements personnels par des moyens sécuritaires et conformes aux normes.

 

Il est possible que nous conservions vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec, et, dans ce cas, nous avons mis en place une entente écrite avec le tiers afin de veiller à la protection de vos renseignements personnels.

Protection 

Notre entreprise a mis en place des mesures de protection physiques, informatiques, techniques et administratives appropriées selon les normes en vigueur pour protéger vos renseignements personnels. Ces mesures consistent notamment en la mise en place d’un classeur barré, mot de passe sécuritaire changé régulièrement, antivirus, pare-feu et double authentification. Nous ne pouvons cependant vous garantir que les transmissions par Internet ou courriel et que le stockage électronique de données sont sécuritaires à 100%. En conséquence, lorsque vous nous transmettez vos informations vous acceptez ce risque. Si vous pensez que vos renseignements personnels ont été compromis, veuillez aviser notre responsable des renseignements personnels aux coordonnées indiquées à la fin de la présente politique de confidentialité.  

Refus

Vous pouvez refuser en tout temps de nous transmettre un ou plusieurs renseignements personnels demandés. Cependant, il est possible qu’en raison de ce refus nous soyons dans l’impossibilité de donner suite à votre demande de produits, de services ou d’emploi.

 

Vous pouvez également refuser en tout temps de nous de nous transmettre un ou plusieurs renseignements personnels demandés par moyen technologique. Dans ce cas, vous pouvez vous présenter à nos bureaux sur les heures d’ouverture afin que vous renseignements personnels soient collectés par écrit par l’un de nos employés.

 

En cas de refus d’accepter certains témoins de connexion, il se peut que vous ne soyez pas en mesure de profiter de toutes les fonctionnalités de notre site Internet.

Retrait

Vous pouvez retirer en tout temps votre consentement à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels collectés par notre entreprise. Cependant, ceux-ci seront conservés par notre entreprise le temps nécessaire ainsi que pour être conforme à nos obligations légales.

Accès et rectification

Les renseignements personnels sont accessibles à notre siège social. Vous pouvez nous demander par écrit quels renseignements nous avons recueillis auprès de vous, de quelles manières, pourquoi et pour qui les renseignements personnels sont collectés, quelles sont les catégories parmi nos employés qui ont accès à vos renseignements personnels et à qui les renseignements personnels sont communiqués, la durée pendant laquelle nous conservons vos renseignements personnels ainsi que les coordonnées du responsable des renseignements personnels au sein de notre organisation.

 

Vous pouvez également nous demander par écrit de vous communiquer les renseignements personnels informatisés collectés auprès de vous dans un format structuré et couramment utilisé, à savoir : CSV et XML.

 

Vous pouvez également nous demander par écrit de rectifier tout renseignement personnel qui est inexact, incomplet ou équivoque. Vous pouvez également nous demander de cesser la diffusion de tout renseignement personnel ou qu’il soit désindexé notamment lorsque cela contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire.

 

Vous pouvez également demander par écrit ou verbalement de cesser d’utiliser vos renseignements personnels à des fins de marketing et de sollicitation.

 

Pour ce faire, veuillez communiquer avec notre responsable des renseignements personnels dont les coordonnées sont indiquées à la fin de la présente politique de confidentialité.

Responsable

Avis d'incident

Mise à jour

Veuillez contacter notre responsable des renseignements personnels pour en savoir davantage, pour toute question ou tout commentaire en lien avec la présente politique, la Politique de gestion des témoins (cookies), nos Politiques et pratiques de gouvernance ou à l’égard de vos renseignements personnels ainsi que pour toute demande accès ou de rectification, par courriel ou par la poste aux coordonnées suivantes :

 

Courriel : administration@machineriehp.com

Téléphone : 1-581-230-0047, poste 4

Adresse : 130 rue De Quen, Saint-Gédéon, G0W2P0, Québec, Canada

 

 

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Veuillez contacter notre responsable des renseignements personnels pour toute inquiétude que vous pouvez avoir en lien avec un manquement relativement au traitement de vos renseignements personnels ou si vous pensez qu’un incident de confidentialité concernant vos renseignements personnels est survenu.

 

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La présente politique peut être mise à jour de temps à autre. Les avis de modifications de celle-ci seront publiés sur notre site Internet.

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